3. Blockseminar -> google.docs

Im letzten Seminar ging es darum, Lösungsansätze für eventuelle Kommunikationsprobleme zu entwerfen. Meine Gruppe und ich haben uns heute unter anderem über das Problem der Terminabsprache unterhalten und sind im Verlauf der Diskussion darauf gestoßen, dass wir zwar google.docs vorläufig als wichtige Organisationsplattform verwendet haben, es aber momentan nicht viel in unsere Absprachen bzw. Abläufe einbeziehen. Aus diesem Grund haben wir uns während des Seminars damit beschäftigt herauszufinden, an was genau das liegt und welche alternativen Tools wir inzwischen nutzen bzw. nutzen werden.

Warum docs? Chancen von docs.

Google Docs bzw. Google Text und Tabellen ist wie ein Office Online. Man kann hiermit Microsoft Office kompatible Dokumente (Word) und Tabellenkalkulationen (Excel) erstellen.

Warum haben wir google.docs verwendet: Auch ohne persönliche Treffen sind Absprachen möglich. So kann jeder individuell zum kollaborativen erstellen eines Dokumentes beitragen – und zwar dann, wenn er die Möglichkeit dazu findet. Durch verschiedene Farben kann hervorgehoben werden, wer was beigetragen hat. Docs ermöglicht ständiges Weiterarbeiten. Es ist individuell möglich das zu tun, unabhängig vom Team. Docs hat uns deshalb sehr dazu geholfen, Absprachen zu treffen, die anfangs sehr wichtig waren, um das Projekt in Angriff nehmen zu können. So wurde das Thema gefunden und die Struktur zur Durchführung festgelegt. Außerdem ist docs sehr geeignet dafür zu sehen, was aktuell ist. Man sieht immer was der neuste Stand ist und was hinzugefügt wurde. Zur Erstellung eines Leitfadens (wie in unserem Fall) war dies also das ideale Tool. So konnte das Dokument ständig erneuert werden und es musste nach Beendigung des Gesprächs kein Protokoll erstellt werden.

Das Ganze sieht dann ungefähr so aus:

Vorteile dieses Tools noch einmal auf einen Blick: Von jedem Rechner mit Internetanschluss kann darauf zugegriffen werden. Einfach und intuitive Bedienung der Oberfläche. Erstellte Dokumente können exportiert werden. Der Austausch von Dokumenten ist gewährleistet sowie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Ein Chatmodul ermöglicht die Absprache innerhalb des Teams. Auch Chrissi beschreibt in ihrem Blog einige Stärken von docs: Z.B. ist ein wichtiger Punkt, dass Google Docs  nun auch im Offline-Modus verfügbar ist und man somit auch ohne Internetverbindung Dokumente bearbeiten kann.

Warum nun nicht mehr docs? Grenzen von docs.

Im Gespräch sind wir dann auf mögliche Ursachen gestoßen, die Hinweis darauf geben, warum wir docs nicht mehr so stark wie am Anfang verwenden: Nun ist die Gliederung bzw. das Vorgehen jedem Gruppenmitglied klar. D.h. es müssen nur noch Absprachen getroffen werden, wenn man ein Problem hat, oder wenn wir als Gruppe über ein Thema diskutieren wollen. Diese Diskussionen werden nun aber über E-Mail festgelegt und dann mit Hilfe einer Skype-Konferenz oder face-to-face geführt. Jeder muss nun individuell den eigenen Blog führen. Durch Kommentare, die direkt in den Blogeintrag eingebunden sind, kommunizieren wir zusätzlich auch so miteinander. Die Kommunikation über docs verläuft asynchron. Dies ist allerdings für unsere momentane Arbeit kontraproduktiv. Synchrone und direkte Kommunikation mit direkter Feedbackmöglichkeit, bietet sich nun viel mehr an. So können Probleme direkt gelöst werden, bzw. Fragen können beantwortet werden, ohne dass man warten muss, bis der andere auf docs tätig war. Auch geht nach einer Weile die Übersichtlichkeit eines Dokumentes, an dem sehr viele Leute zusammen arbeiten verloren. Durch viele verschiedene Farben und Beiträge, kann man den Überblick dann schnell verlieren. Des weiteren muss manchmal laaange nach unten gescrollt werden, bis man zum neusten Thema/Stand kommt. (Anders etwa wie z.B. bei unseren Blogs, bei denen das Wichtigste oben steht!) Ein weiteres Problem von docs ist, dass es zu Datenverlust kommen kann, wenn etwas “überspeichert” wird. Dies passiert dann, wenn man beispielsweise mit einem Gruppenmitglied zeitgleich an etwas arbeitet. Dies war leider in der Vergangenheit schon häufig der Fall und führte zu Frustration. So ging Arbeit und somit wichtige Informationen zum Teil ganz verloren. Was auch dazu geführt hat, dass wir uns gegen docs entschieden haben ist, dass eine Kommentarfunktion fehlt. Dies würde den Umfang des Dokuments eingrenzen und Übersichtlichkeit begünstigen.

Nachteile von docs noch einmal auf einen Blick: Registrierungszwang – Jeder muss also persönliche Daten dem Dienstleister zur Verfügung stellen. Die ganzen erstellten Dateien liegen auf einem fremden Server. Das bedeutet, dass auch hier wieder das Thema Datenschutz und Urheberrecht tangiert werden. DSL-Anschluss ist wirklich empfehlenswert – alles andere kann zu Kopfschmerzen führen.

Im folgenden Video “Google Docs in Plain English” wird docs noch einmal anschaulich erklärt:

Anforderungen an kollaborative Tools:

Es muss möglich sein, gleichzeitig zu arbeiten, ohne Datenverlust zu erzeugen. Außerdem muss es möglich sein Kommentare einzufügen. Das Fehlen einer Kommentarfunktion führt dann ebenso zu Unmengen von Information im Dokument. Die Rechtevergabe muss klar regelbar sein und es muss ersichtlich sein, wer das Dokument lesen darf und wer nicht. Außerdem muss es möglich sein das Dokument gegebenenfalls zu sperren.

Im weiteren Verlauf unserer Arbeit haben wir uns nun dazu entschieden, weitere Regelungen face-to-face, über E-Mail und Skype zu treffen. Wichtig Erkenntnisse und Fortschritte werden aber in einem neuen Dokument auf docs abgelegt und gespeichert.

CTO:

Betrachten wir doch nun noch einmal google.docs im Hinblick auf unser nun schon bekanntes CTO-Modell.

Content: Da es sich hierbei um eine Plattform handelt, auf der man ganz einfach gemeinsam Dokumente erstellen kann, muss man aufpassen, dass jedes Teammitglied (trotz individueller Beteiligung) weiß, auf welchem Stand die Gruppe sich befindet. So dürften keine Informationslöcher entstehen, da diese von vorne herein durch kollaborative Arbeit verhindert werden können. Beim Erstellen gemeinsamer Dokumente, muss darauf geachtet werden, dass unsichere Abkürzungen bzw. unbekannte Wendungen, vermieden werden, damit es keine Verständigungsprobleme innerhalb der Gruppe erzeugt. Die jeweiligen Abkürzungen müssen demnach allen Gruppenmitgliedern bekannt sein. Auch der Wissensstand der Beteiligten befindet sich meist auf ähnlichem Niveau, was eine kollaborative Arbeit vereinfacht. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, muss dafür gesorgt werden, dass jeder auf vergleichbaren Wissensstand gebracht wird. Ansonsten ist die Erstellung eines gemeinsamen Dokumentes nicht von Vorteil.

Technik: Natürlich muss jedem Teammitglied zu Beginn klar sein, wie docs funktioniert und welche Funktionen zur Zusammenarbeit eingesetzt werden können. Gibt es hierbei unterschiedliche Wissensstände, sollte auch dies geändert werden. Dann muss das “nicht-wissende” Teammitglied über mögliche nützliche Funktionen informiert werden. Die Leseberechtigung lässt sich leicht an die jeweiligen Teammitglieder verteilen. Allerdings kamen bezüglich google schon häufiger Diskussionen über Datenschutzprobleme auf. (Siehe auch: “Nachteile von docs auf einen Blick”) Was demnach wirklich geschützt werden kann, bleibt offen. Aus diesem Grund muss man auch im Umgang mit docs mit vertraulichen Informationen vorsichtig umgehen. Zur Erstellung und zum Weiterarbeiten an einem gemeinsamen Dokument bietet sich docs sehr gut an, jedoch muss man aufpassen, dass man docs nicht für Zwecke verwendet, die auf andere Art und Weise bzw. mit Hilfe eines anderen digitalen Tools besser und effektiver gelöst werden könnten. Technische Probleme, wie etwa das “Überspeichern” und “Überschreiben” von Inhalten der Teammitglieder ist schon häufiger der Fall gewesen. Auch hier ist höchste Sorgfalt geboten.

Organisation: Über die Ordnung und Struktur eines Docs-Dokuments lässt sich bekannterweise streiten. Die einen sind der Überzeugung es wäre klar strukturiert, andere wiederum vertreten die Ansicht, auf docs exisitiert Chaos. Warum docs in unserem Fall noch als gut strukturiert gilt, habe ich oben bereits dargestellt. Für Terminabsprachen habe ich persönlich docs kaum verwendet. Bisher habe ich mich in diesem Punkt auf andere Tools, wie auf E-Mail oder Skype verlassen. Ein großer Bonuspunkt ist die automatische Dokumentation, die docs schafft. So braucht man am Ende eines Treffens kein Protokoll schreiben, denn alle Gedanken etc. sind bereits gespeichert. Auch im Falle des Ausscheidens eines Mitglieds, würde sich hier nicht viel verändern. Wenn das Mitglied nicht gerade alle Informationen löscht, die es jemals in docs geschrieben hat, bleiben diese den restlichen Teammitgliedern erhalten. Ein Informationsoverload entsteht hier eigentlich nur dann, wenn sehr viel am Dokument gearbeitet wurde (eventuell auch von mehreren Personen) und man all diese Information erst aufarbeiten, also nachlesen, muss.

Im Vergleich zu google.groups:

Auch google.groups wurde natürlich im Laufe des Studiums benutzt und getestet. Wie gesagt gab es ja durch all diese Gruppenarbeiten genug Möglichkeiten hierfür. Jedenfalls wurde beispielsweise groups letztes Semester im Rahmen der Vorlesung “Qualitative Kommunikationsforschung” verwendet. Hier kann man Dokumente, Multimedia, etc. auf eine zur Verfügung gestellte Plattform hochladen. Die eingeladenen und dadurch zur Einsicht und Kollaboration berechtigten Teammitglieder können sich diese dort dann ansehen, downloaden, etc. So war es im Falle des Seminares viel praktischer auf groups zu arbeiten, anstatt auf docs.  Da jeder eigene Interviews geführt hatte und diese dann transkribiert hat etc. konnte hier die individuelle Arbeit hochgeladen werden. Somit konnte auf einfache Weise Wissen geteilt und weitergegeben werden. Gab es Missverständnisse bzw. gab es Aufgaben, die erledigt werden mussten oder auch wenn Fragen aufgekommen sind, konnten Diskussionen angeregt werden und diese dann im Diskussionsforum auf groups geführt werden. Allerdings hat Chrissi hierzu in ihrem aktuellen Post eine durchaus wichtige Anmerkung gemacht: “Meist diskutiert nur die Hälfte der Gruppe in dem Forum, während sich andere ganz raus halten bzw. nicht mal regelmäßig in das Forum schauen. Deshalb sollte man dringende Fragen eher nicht im Forum stellen, sondern dann doch auf ein anderes Tool umsteigen, dass eine schnellere Rückmeldung garantiert.” Ähnlich wie bei docs, können auch Dokumente zusammen geschrieben werden. Diese Funktion wurde in unserem Falle aber nur wenig benutzt, da wir persönliche Teamtreffen in unserem Fall bevorzugten und die eigene Arbeit dann auf der Plattform hochgeladen haben. Auch Sarah schreibt in ihrem aktuellen Post: “Mussten sonst viele Schritte in unzählen Massenmails abgeklärt werden und führte jede neue Idee eines einzelnen wiederum zu einem dutzend anderen Mails kann in GoogleGroups in einer Art Forum auch zeitversetzt, also asynchron gut miteinander diskutiert werden”. Das ist ein sehr guter Punkt, da die E-Mail-Flut während des Semester auch bereits ohne Gruppenarbeiten und das Austauschen von Files enorme Ausmaße annimmt. Wichtig bei groups ist, dass sich jeder, jedes hochgeladene File ansieht, um so nicht den Überblick bzw. den Anschluss an die Gruppe zu verlieren und eventuell einen anderen Wissensstand zu entwickeln. Gelungene groups-Arbeit hängt also gleich wie bei docs von einer guten Eigenarbeit und Teamarbeit ab.

Für unser momentanes Seminar “Digitale Kommunikation” haben wir uns gegen groups entschieden. Aus eben dargelegten Gründen, bot sich dieses digitale Tool nicht für unsere Arbeit an. Da wir alle Blogs führen und diese für alle Teammitglieder einsehbar sind, braucht es kein weiteres Tool, in dem wiederholt wird, an was gerade individuell gearbeitet wird. Außerdem wäre es nicht sinnvoll, jeden erarbeiteten Blogeintrag als pdf. oder word-file erneut hochzuladen.

Docs/Groups im Unternehmen:

Ich persönlich habe in meinen bisherigen Erfahrungen noch nicht mitbekommen, dass die Firmen über docs oder groups zusammen gearbeitet haben. In meinem Praktikum wurden keine Dokumente gemeinsam geführt und bereits erstellte Sachen nicht auf einer Plattform wie groups hochgeladen. Für alle hier anstehenden Aufgaben überwog meist das Intranet! Aber vielleicht schaff ich es ja auch darüber im Laufe der Blogarbeit noch etwas zu erzählen…Wir werden sehen. Über das Intranet konnten dann alle wichtigen Dokumente ausgetauscht, abgelegt und bearbeitet etc. werden und das alles ganz intern ohne Angst haben zu müssen, dass irgendwer in der lieben weiten Internetwelt ebenso an alle wichtigen und zum Teil auch vertraulichen Informationen gelangen könnte. Generell sehe ich aber in solchen Systemen wie docs oder groups große Potentiale für Unternehmen. Es ist generell hilfreich eine Plattform zu haben, auf der man oder über die man intern kooperieren und agieren kann. Generell ist es also gut ein Tool zu haben, auf das nicht jeder Zugriff hat (Lese- und Editberechtigungen können verteilt werden) und mit dem alle Beteiligten arbeiten können. Dies erleichtert auch die Organisation und Dokumentation von doch sehr vielen Informationen und Dokumenten, die täglich in das Unternehmen kommen. So kann auch im Unternehmen Wissen besser gemanagt und organisiert werden.

Wissensweitergabe: Wie eben erwähnt, kann Wissen mit Hilfe dieses Tools einfach gemanagt werden. Dieses Tool bietet wirklich eine einmalige Struktur, die hilft das Wissen zu strukturieren. Das bedeutet, dass Wissen nicht nur weitergegeben werden kann, sondern auch, dass Wissen strukturiert wird. Die Beschäftigung mit dem eigenen und bereits bestehenden oder auch neu erlangten Wissen, trägt zur Wissensverankerung bei. Das Gehirn lernt Verbindungen aufzubauen.

Quellen: Youtube-video: http://www.youtube.com/watch?v=eRqUE6IHTEA